Automatically Reply to Email Booking Requests. Perfectly – Within Seconds.
To use the new function of room labels as well as the minimum number of persons per room, you need to add the information to each room type in the intranet.
Select ‘Rooms’ –> choose the room type and click to change the room information
Here you can add the Minimum Occupancy and the Roomtyp labels:
If you need any help please let us know.
Do you also receive a lot of booking notifications from partners who do not have a direct interface to your hotel software, e.g. Secret Escapes? Do you have to enter every single booking manually into your hotel system?
From now on, HERA will process and enter these bookings for you. She recognises the booking notifications, reads the data and transfers it automatically to your hotel system (PMS or CRS).
This means you no longer have to enter these bookings manually, but only confirm via the HERA add-in! This saves you a lot of time and errors when entering the data.
So you can also easily connect new partners, e.g. tour operators, who do not have an interface to your hotel software.
We can make good use of that at the moment – every booking counts.
And without more effort for the reservation department. Great – isn’t it?
And best of all, this is included in your monthly subscription.
By the way, as part of HERA’s fully automated services, there is also the possibility to transfer the booking messages into your hotel system without any human assistance. Unlike the add-in, where the booking is transferred after confirmation by the reservation agent, here everything happens fully automatically, upon receipt of the email.
Be curious, this is just the beginning and a small part of HERA’s fully automated features.
If you are interested, just write an email to cs@hotelresbot.com and send us an example of the booking notifications you want HERA to process.
And we’re ready to go!
Bekommt ihr auch jede Menge Buchungsmitteilungen von Partnern, die keine direkte Schnittstelle zu eurer Hotelsoftware haben z.B. Secret Escapes? Müsst ihr jede einzelne Buchung manuell in euer Hotelsystem eingeben?
Ab sofort übernimmt HERA die Bearbeitung und Eingabe dieser Buchungen für Euch. Sie erkennt die Buchungsmitteilungen, liest die Daten aus und überträgt sie dann automatisch in euer Hotelsystem (PMS oder CRS).
Somit müsst ihr diese Buchungen nicht mehr manuell bearbeiten, sondern nur im HERA Add-in bestätigen!!! Das spart euch jede Menge Zeit und Fehler bei der Eingabe.
Somit könnt ihr auch ganz einfach neue Partner z.B. Veranstalter anbinden, die keine Schnittstelle zu eurer Hotelsoftware haben.
Das können wir ja momentan gut gebrauchen , denn jede Buchung zählt.
Und das ohne mehr Aufwand für die Reservierungsabteilung. Super – oder?
Und das allerbeste ist, dies ist inklusive in eurem monatlichem Abo.
Übrigens, als Teil von HERAs vollautomatisierten Services gibt es auch die Möglichkeit die Buchungsmitteilungen, ganz ohne menschliche Unterstützung, in euer Hotelsystem zu übertragen. Anders als beim Add-In, wo die Buchung nach Bestätigung durch den Reservierungsmitarbeiter übertragen wird, geht hier alles vollautomatisch, bei Eingang der Email.
Seid gespannt, das ist erst der Anfang und einer kleiner Teil von HERAs vollautomatischen Fähigkeiten.
Wenn ihr Interesse habt schreibt einfach eine Mail an cs@hotelresbot.com und schickt uns ein Beispiel der Buchungsbenachrichtigungen, die HERA bearbeiten soll, mit.
Schon kann es losgehen!
Your wishes have been heard! From now on you can choose your name and position from a drop-down menu!
You can create the list for all agents who work with the add-in. So you don’t have to type it in every time.
Again, HERA saves you a few seconds of boring data entry!
You can easily create the list on the intranet.
Select ‘Reservation Agent Names’ to access the configuration sheet where you can create your list of names and titles.
And that’s it.
From now on, HERA recognises when a guest has a special room request, e.g. room with sea view or a special package.
An example:
HERA detects Champagne, sea view and the dog. She filters the room types and rates and automatically suggests the matching offers in the add-in.
This saves you a lot of time when creating and sending offers to your guests.
To activate this new function, you just create the respective features for each room type and rate.
Please login to the intranet, select ‘Rooms’ and ‘Rates’ and simply click on the amenities in the ‘Configuration Sheet’.
Currently only a few amenities have been created, if you need more please send a message to cs@hotelresbot.com and tell us which ones you would like us to create.
That’s all!
If guest names are mentioned in an e-mail request, HERA recognises them automatically.
This means you have to enter even less data manually and can send e-mail offers much faster.
This is especially useful for requests where the booker is asking for a confirmation. Without even entering the guest names, the Reservation Agent can push the booking directly into the PMS and have the right profile attached.
It’s even better for hotels that use the “HERA Booking Page” for the guest to confirm their booking. The Guest names will automagically appear on the booking page, so the guest has an even smoother booking experience and does not need to enter the names again.
Eure Wünsche wurden erhört! Somit könnt ihr ab jetzt euren Namen und die Position aus einem Drop-down Menü auswählen!
Ihr könnt die Liste für alle Mitarbeiter, die mit dem Add-In arbeiten, erstellen. Somit müsst ihr es nicht mehr jedes mal eintippen.
Wieder erspart euch HERA ein paar Sekunden langweilige Dateneingabe!
Die Liste legt ihr ganz einfach im Intranet an.
Unter ‘Reservation-Agent Names’ gelangt ihr in das Configuration Sheet und dort könnt ihr eure Liste mit den Namen sowie dem Titeln anlegen.
Das war es auch schon.
Ab sofort erkennt HERA, wenn ein Gast einen Sonderwunsch hat z.B. ein Zimmer mit besonderer Ausstattung oder ein spezielles Package anfragt.
Ein Beispiel:
HERA erkennt Champagne, Meerblick sowie den Hund. Sie filtert die Zimmertypen und Raten und schlägt euch automatisch die passenden Angebote im Add-In vor.
Das spart euch viel Zeit beim Erstellen und Versenden von Angeboten an eure Gäste.
Um diese neue Funktion zu aktivieren, müsst ihr pro Zimmertyp und Rate die jeweiligen Merkmale anlegen.
Dazu loggt ihr euch ins Intranet ein, wählt ‘Rooms’ und ‘Rates’ und könnt im ‘Configuration Sheet’ die Amenities einfach anklicken.
Bisher sind nur ein paar wenige angelegt, wenn ihr mehr Amenities zur Auswahl benötigt, schreibt bitte eine Nachricht an cs@hotelresbot.com und sagt uns, welche wir anlegen sollen.
Wenn in einer E-Mail Anfrage bereits die Gastnamen erwähnt werden, erkennt HERA diese und überträgt sie direkt ins Add-In.
Somit müsst ihr noch weniger Daten manuell eingeben und könnt E-Mail Angebote noch schneller senden.